公文的寫作過程，大致可分為醞釀準備、草擬初稿、修改定稿三個階段。每一個階段都有需要注意的事項。

　　醞釀準備階段：要胸有成竹

　　“凡事預則立，不預則廢”，公文寫作動筆之前，也要對其有一個完整、可靠的規劃和準備。事先準備充分與否，直接影響以后寫作的進度和質量。公文寫作的準備既包括內容，也包括形式，要通過充分的醞釀準備，達到對整篇公文胸有成竹。具體來說，公文寫作的準備應從以下幾方面著手。

　　1、明確“為什么寫”——主旨目的要明。

　　公文是公務活動中傳情辦事的工具。每一篇公文的發出，都有其特定的作用，也就是公文所要達到的目的。寫一篇公文，首先要明確這篇公文是要達到什么樣的目的。根據公文寫作的目的來確定公文所要表明的主要觀點、主張，即公文的主題。

　　2、把握“寫什么”——材料搜集要全。

　　“巧婦難為無米之炊”，有無豐富的寫作材料和參考資料，對于一篇公文的成敗，起著十分重要的作用。搜集材料要在“全”字上下功夫。要找全需要運用和參考的有關資料。全方位地掌握了解資料后，思想觀點就會更加客觀，方法步驟就會切實可行，寫作起來也會游刃有余，寫出的公文才能豐滿充實。

　　3、確定“怎樣寫”——謀篇布局要細。

　　謀篇布局，就是圍繞主題把有關內容組織成篇的過程。謀篇布局需要確定三個方面的內容：

　　一是定格式。要根據公文的主旨和目的，確定公文的發文對象，選擇適當的文種。

　　二是定結構。要為公文建框搭架，即撰寫寫作提綱。寫作提綱至少要解決如下問題：一是要進一步確定中心論點和寫作思路；二是要確定總體結構、段落層次；三是要選擇主要材料和骨干事例；四是要初步擬出文章的大小標題；五是要基本確定文章的開頭、結尾和論證方式。

　　三是定重點。要根據文章的主旨目的，確定哪一部分應詳寫，哪一部分應略寫。上述三個方面確定之后，剩下的就是文字工作了。

　　草擬初稿階段：要一氣呵成

　　準備工作好比是“十月懷胎”，起草環節則是“一朝分娩”。初稿寫作要一氣呵成才能高效率地完成寫作任務。

　　1、身心俱入。

　　撰寫公文，也需要一種發自內心的寫作欲望。公文寫作者應當力求變被動為主動，形成一種“我要寫”的心理狀態。缺乏寫作欲望的時候，就達不到呼之欲出的境界，只有成竹在胸，才能激發寫作熱情。

　　2、一氣呵成。

　　初稿只是個“胚胎”，還有待修改，所以初稿寫作時不必過于拘謹，盡可能寫得豐厚一些，放開來寫，根據主題表達的需要，做一些必要的調整。寫作時遇到難點不要停筆，“跳過”繼續往下寫。一氣呵成的文章，往往能文氣貫通，思路暢通。

　　3、不離主旨。

　　執筆者在寫稿時，在觀點、結論、主張等公文的思想、主題方面要按照既定方針，不能隨心所欲地改變和無限度地發揮，對自己的思想要有所收束，不能讓它代替領導和集體的意圖。

　　修改定稿階段：要雙向審改

　　作為執筆者，在修改公文時，既要站在行文者的角度，又要從受文者的角度對公文進行審改。

　　1、要站在行文者的角度檢驗公文的準確性。

　　對公文的修改，要從大處著眼，小處落筆，先檢查公文的主旨材料、通篇結構是否有毛病，然后從字、詞、句、段逐一進行檢驗修改。

　　一看主題是否正確，表達是否清楚。首先檢查主題是否正確，是否符合有關法規、方針政策等等。主題正確了，再看主旨是否表達清楚，文章的思想性是否與主旨相統一。

　　二看結構是否合理。修改時應檢驗結構布局是否完整合理，有無殘缺脫漏；段落層次是否分明并合乎邏輯；過渡照應是否恰當；開頭結尾是否得體等等。

　　三看選材是否正確、典型。根據寫作目的和公文主旨的需要，對初稿選用的材料要認真檢驗核實。對虛假失實的材料要堅決舍棄；材料空洞貧乏的應適當補充以使主旨基礎堅實。

　　四看語言是否精當，標點符號是否規范。初稿形成后，要逐字逐句推敲語言，刪繁就簡。同時，用詞要準，是否公文的語體特色。另外，還要檢查標點符號使用是否恰當，有無錯別字等。這些看似細枝末節，但如果造成疏漏，就會使受文者產生誤解或引發歧義，甚至出現重大錯誤。

　　2、要站在受文者的角度檢驗公文的可行性。

　　執筆者在修改公文時，還要從受文者的角度出發，對公文內容的正確性、可行性和指導性進行檢驗。

　　一要查政策界限是否正確。每件公文規定要做什么，不要做什么，應當怎么做，政策界限必須正確，否則，在執行中必然會產生偏差。

　　二要查措施辦法是否明確具體。要重視檢查“工作交代”是否明確。凡請示的文件，均須寫明情況和自己的要求及意見，并寫明希望何機關何人何時答復何項問題。凡指示的文件，對各級的要求，亦應規定明確。

　　三要查措施辦法是否可行，各方面有無抵觸。文件提出的實現目標的措施和解決問題的方法必須切實可行，否則，就可能成為一紙空文，達不到行文目的。

　　最后，公文完成后要注意查明下列問題：

　　提出措施、方法的理由是否充分，它與客觀條件是否符合，在行文范圍內是否有普遍指導意義。

　　同時，要檢查文件的內容與上級發布的方針、政策、規定等是否保持一致，與同級平行機關的有關規定、辦法有無抵觸，與過去本單位制定的有關政策規定是否有矛盾。如有不一致的地方，要根據情況進行修改或適當處理。

　　另外，還要查看文稿本身的標題和內容、觀點和材料之間有無自相矛盾、互相抵觸的地方。以上三點得到全面解決，才能有效推動受文者自覺地按公文要求行動，促進公文目標的實現。