公文辦理中經(jīng)常會遇到退文的情況。退文不是目的，以問題公文的“退”實現(xiàn)公文質(zhì)量的“進”才是我們所追求的。筆者在實際工作中總結(jié)，要把退文作為提高公文水平的有效途徑，著力做到“五有五忌”。

　　要退得有理有據(jù)

　　忌憑主觀臆斷和個人喜好

　　公文收文要依照《黨政機關(guān)公文處理工作條例》等有關(guān)規(guī)定，退文也必須按照規(guī)定，決不能憑想當然或者個人喜好，要根據(jù)制度規(guī)定明確退文的范圍。如，內(nèi)容出現(xiàn)明顯差錯、文種使用錯誤、報告夾帶請示、報送形式不規(guī)范等。

　　要退得有規(guī)有矩

　　忌不講程序隨意退

　　對于需要退回的問題公文，要嚴格按照程序辦理，決不能隨意退文、任性退文。實際工作中可采用找、填、審、告的步驟：找，就是要在制度規(guī)定中找出退文依據(jù)，明確公文中存在的錯誤和不足；填，就是填寫退文表，寫清楚來文時間、來文單位、文件標題、發(fā)文字號、錯情內(nèi)容等關(guān)鍵要素；審，就是要逐級審批，按程序報辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)審簽確認后作退文處理；告，就是要通過書面或者電話等方式，告知來文單位退文情況。

　　要退得有情有義

　　忌讓人難以接受

　　問題公文的退文既要做到嚴格執(zhí)行規(guī)定，也要注意做到讓擬制單位在接受退文時“氣順”。一方面，要把文中存在的問題一一標注出來，把規(guī)定和要求講清楚；另一方面，要以友好的方式做好解釋說明工作，特別要注重方式方法、口氣語氣等，避免讓人覺得冷冰冰、硬邦邦，不近人情，甚至頤指氣使、高高在上。要讓擬制單位清楚了解問題所在，同時明確如何修改完善問題公文，從而為提高公文質(zhì)量打下基礎(chǔ)。

　　要退得有頭有尾

　　忌一退了之

　　退文不是目的，也不是結(jié)束，而是通過退文，讓擬制單位及時修改完善，重新提交符合要求的公文。因此，完成退文后，千萬不能覺得萬事大吉了，必須跟蹤公文的修改情況。必要時，辦公室辦文人員要跟擬制單位共同討論，找到問題癥結(jié)，然后對癥下藥，盡快修正定稿，防止耽誤和影響工作。

　　要退得有“風(fēng)”有“化”

　　忌類似的問題反復(fù)出現(xiàn)

　　退文要做到“退了一個文，啟發(fā)更多人”，從而實現(xiàn)問題公文越來越少的目標。要針對退文中存在的共性問題，及時總結(jié)梳理，通過舉辦培訓(xùn)、定期通報等方式，讓各單位吸取教訓(xùn)，防止類似情況再次發(fā)生。

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